Gerçek anlamda bir denetim nasıl olmalı?!

İlla denetim, illa denetim!..(2)

YORUM | Prof. Dr. OSMAN ŞAHİN

Mümkün olduğu kadar her şey, az ya da çok, küçük ya da büyük yazı altına alınmalı, kararlar bir tek insana bırakılmayıp heyetler ve istişareler üzerinden alınmalı, icraatlar bunlara uygun gerçekleşmeli, her şeyin yazılı delilleri ve şahitleri olmalı, şeffafiyet sağlanmalı ve insanların nefisleriyle imtihan olmalarına yol açacak boşluklar bırakılmamalıdır ki, çok önemli bir sermaye olan fertler arasındaki güven sağlanabilsin ve korunabilsin. Şüphe götürmeyecek derecede açıktır ki, bütün bunların hayata geçirilebilmesi için denetim müessesine ihtiyaç vardır. 

Bireysel ve toplumsal bazda, denetim şuuru ve kültürü oluşturulması ve kurumsallaşma…

Toplumdaki fertlerin bilinçlendirilmesi, şuurlandırılması, insani ve ahlaki değerlerle donatılması adına bir taraftan ciddi çalışmalar yapılırken, diğer taraftan bunların korunması, sürekliliği ve daha sonraki nesillere aktarılması adına ilkelerin ve prensiplerin oluşturulması, bunlara uygun olarak kurumların inşa edilmesi gerekmektedir. Bu hususta geliştirilecek plan ve projelerin ise kolaycılığa kaçarak kısa vadeli, tepkisel ve geçici olmamasına,  uzun vadeli, rasyonel ve kalıcı olmalarına ihtiyaç vardır. Savaş zamanlarında bile bir grubun emr-i bi’l-mâruf ve nehy-i ani’l-münker yapmaları için geride kalmaları gerektiğini ifade eden ayet-i kerime, hem meselenin önemine hem de devamlı ve uzun vadeli olarak bu işin yapılması gerektiğine işaret etmektedir.

Bu önemli kurumlardan bir tanesi de denetim ve kontrol sistemleridir. Daha önceki yazılarda ve hususen “İsyan ahlakı ve denetim” yazısında, isyan ahlakının bir neticesi olarak, bireysel ve toplumsal bazda oluşturulacak denetim şuurunun ve kültürünün önemi üzerinde durulmuştu. Bu şuur ve kültür olmadan hayata geçireceğiniz diğer tedbirlerin ve kurumsallaşmaların faydalı olamayacağı ortadadır.

Denetim ile ilgili sınıflandırmalardan bir tanesine göre üç türlü denetim vardır; finansal denetim, performans denetimi ve uygunluk denetimi.

Bunlardan en yaygın olarak bilineni finansal denetimdir. Bu denetimin kapsamı içerisine bütçeler, gerçekleşen finansal tablolar, gelirler ve giderler, gelir gider yerleri ve dengesi, bütçeye uygunluk gibi konular girmektedir.

İkinci seviyede bilinirliği olan performans denetiminde ise belirlenen performans kriterleri ışığı altında, organizasyonların performansları değerlendirilmektedir. Bu kısımda bir takım analizlerin yapılmasına ihtiyaç vardır. Girdiler, çıktılar ve risk faktörleri vs.  değerlendirilip analizleri yapılarak finansal performans, büyüme, etkinlik ve verimlilik gibi hususlar anlaşılmaya çalışılır.

Hizmet gibi sivil organizasyonlarda uygunluk denetimi çok önemlidir…

Üçüncü ve daha az bilineni ise uygunluk denetimidir. Uygunluk denetiminde, faaliyetlerin organizasyonun yetkili organlarınca tesbit edilmiş olan tüzüklere, mevzuatlara, amaçlara, gayelere ve yasalara uygunluğunun denetimi yapılmaktadır. Bu hususta hazırlanmış olan kanunlara, yönetmeliklere, tüzüklere, yönetim kurulu kararlarına, iç denetimle ilgili belirlenmiş politikalara vs. uygun hareket edilip edilmediğine bakılmaktadır. Bu denetimin kapsamına faaliyetlerin tamamı girmektedir.

Büyük bağımsız denetim firmaları şirketleri denetlerken, bu denetim türlerinin tamamını gerçekleştirmektedirler. Bir taraftan yasaların gerektirdiği standart denetimler yapılırken diğer taraftan da şirketlerin performans ve uygunluk denetimlerini yapmaktadırlar.

Şirketlerin performanslarının analizleri yapılarak, başarılı ve başarısız olunan noktalar tesbit edilmekte, problemler ve nedenleri ortaya konarak bir takım çözüm önerileri getirmektedirler.

Ayrıca şirketlerin tamamında faaliyetler uygunluk denetimine tabi tutulmakta, bu bağlamda karar alma süreçleri ve yönetim tarzları ve yapısı ele alınmakta, bireylerin şirket amaçlarına (misyon ve vizyonuna) uygun hareket edip etmedikleri gibi hususlar da değerlendirmeye tabi tutulmaktadır. Bütün bu denetimlerin sonunda hem problemlerin çözümü, hem de şirketlerin amaç ve hedeflerine uygun olarak yollarına devam edebilmeleri adına bir yol haritası hazırlanmaktadır.

Uygunluk denetiminde ele alınan konularda başarı sağlamış organizasyonların başarı performanslarını arttırmada da muvaffak olacakları ortadadır. Yukarıda kısaca ifade edilen uygunluk denetimi, Hizmet hareketi gibi organizasyonlar açısından da oldukça hayati öneme sahiptir.

Denetimde özellikle üzerinde durulması veya denetlenmesi gereken bazı konular…

Her şeyden önce denetimi gerçekleştireceklerle denetlenecekler arasında bir akrabalık ve çıkar ilişkisinin bulunmaması  önemlidir. Örneğin denetleyenler maaşlarını denetledikleri yerlerden almamalıdırlar. Eğer bu mümkün değilse denetimin sonucu ne olursa olsun zarar görmeyeceklerine dair güvence verilmelidir. Ayrıca aralarında böyle bir çıkar ilişkisi olmadığına dair imzalı bir belge alınmalıdır.

Batı’da menfaat çatışması (interest conflict) olarak isimlendirilen bu hususa çok büyük önem verilmektedir. Denetimin veya herhangi bir proje vs. değerlendirilmesi söz konusu olduğu durumlarda, her şeyden önce, bu işi yapacakların kendi adlarına buradan bir menfaat elde edip etmeyeceklerine bakılmaktadır.

Denetim işi çok ciddi ele alınarak planlanması gereken bir süreçtir. Üç beş günlük kısa bir zaman dilimi içerisinde hal edilebilecek bir iş değildir. Süreklilik arzetmesi gerekmektedir. Buna binaen denetim bir yılın içerisine yayılarak planlanmalıdır. Denetlenecek hususun mahiyetine bağlı olarak, her iş için periyodlar tesbit edilerek yapılmalıdır.

Denetim tek bir insanla yapılabilecek kadar önemsiz bir iş değildir. Bir kişinin denetimle alakalı bütün şeyleri yapmaya ne vakti, ne de tecrübesi yetmeyecektir. Bu konuda uzmanlaşmış bir ekip tarafından yerine getirilmelidir.

Diğer taraftan sadece belli bir kesimin veya kişilerin denetimiyle sınırlı tutulmamalıdır. Kılcallara kadar inilerek mümkün olan sayıda insanın katılımıyla gerçekleştirilmelidir. Her seviyedeki birimlerle, en tepeden en alt birime kadar yeterli sayıda insanla temas halinde olunmalıdır.

Bir bölgede veya bir birimde gereğinden fazla kalınmış mıdır? Uzun süreli kalındığından dolayı su-i istimallere kapı açılmış mıdır? 

Gelişmiş yönetim sistemlerinde çalışanların muhakkak izin kullanmaları ve bu izin döneminde farklı bir insanın o işi yapması arzu edilir ki, yapılan su-i istimaller ve yanlışlıklar tesbit edilebilsin.

Benzer şekilde bölgeler ve birimler arasında rotasyonların yapılması çok faydalı olmaktadır. Böylece, uzun süre aynı yerde vazife yapmaktan kaynaklanacak güç zehirlenmelerinin, menfi manada ekipleşmelerin, ülfet ve ünsiyetten kaynaklanan problemleri görememelerin ve teşebbüs ruhunu kaybetmelerin vs. önü alınabilecektir.

Denetlenmesi gereken bir husus da sürekli idarecilik yapan insanların, idare ettikleri insanlar hakkında empati yeteneğini kaybedip kaybetmedikleridir. Bu yeteneği kaybeden idareciler yönetimleri altında bulunan insanları anlayamayacak ve aldıkları kararlarda da isabetli olamayacaklardır. Bu yüzden idarecilik yapanların belirli zamanlarda yönetimden el çektirilmeleri ve bir süre için idare edilen yetkisiz bir insan haline gelmeleri, empati probleminin çözülmesi adına çok faydalı olacaktır. Bu yapılmadığı zaman, yöneticilerden alınan kararlardan bireylerin nasıl etkileneceklerini anlamalarını beklemek anlamlı olmayacaktır.

İnşaAllah bir sonraki yazıda karar alma süreçlerinin kontrolü ve denetimi hususunda yapılması gerekenler ile devam edelim…